关于做好2019届毕业生档案材料归档及转寄工作的通知
发布时间: 2019-06-28 浏览次数: 10

各学院:

及时准确做好2019届毕业生档案转递工作,确保毕业生档案安全、无误到达寄往地,现就毕业生档案的整理、档案信息维护等相关工作通知如下:

一、毕业生档案整理、封装及排序

1、毕业生归档材料主要有:①高中学籍表;②高中体检表;高校招生考生报名登记表;高中相关其他材料;身份证复印件;⑥大学阶段学籍表每学年的奖惩及其相关材料(以学校下发的文件为依据)实习鉴定表高校毕业生登记表派遣报到通知单存根,即《报到证》“白联”教师资格证材料等。请装袋人和复查人对照档案袋上的目录表逐项清点、核对归档材料,清楚登记每项材料的件数,材料请在目录“0”

2、升学毕业生档案的整理按照调档函上的具体内容在核对表中填写相关信息。并将调档函贴在毕业生档案袋背面。

3、党员档案和团员档案按照组织部和团委要求办理, 请在毕业生档案袋目录栏填写党员档案或者团员材料,独立封装后的党员档案袋或者团员档案袋直接装入毕业生档案内(若因党员档案袋太厚无法装入,请将同一档案编号的毕业生档案袋和党员档案袋用透明胶带上下、整齐地固定在一起)。

4、请认真填写联系电话等封面信息,装档工作完成后,装档人、复查人签名并密封。档案袋完成密封后,在密封处加盖学院公章。

5、档案编号与排序

1)请在学工系统中查询毕业生档案编号,并抄写在档案袋相应位置。操作如下:登录学工系统——档案信息,档号列即为档案编号。

2)请辅导员将所带专业班级根据档案号,按档案编号(非学号)从小到大的顺序(小号在上、大号在下)进行排序整理。

二、毕业生档案邮寄信息维护

1、第一批邮寄档案包括已派遣(有派遣报到证)和升学的毕业生档案。具体名单请已经发放至各位毕业班辅导员邮箱。第二批档案邮寄等教务处毕业数据出来后再进行派遣、邮寄等工作。

2、档案信息核对本次档案邮寄信息核对主要是升学的和依据就业协议书派遣的毕业生档案(派回生源地的毕业生档案邮寄地址由就业系统自动生成);考取硕士研究生的以《调档函》为准;依据协议书派遣的以《就业协议书》为准,请各位辅导员及时查看核对。如果发现邮寄单位或地址错误,请填写在核对名单表中备注栏中。(收件人姓名、收件人手机号码或座机号码,单位名称,地址:省、市、区、路、号,寄达的城市,邮编等)请于7月3日前发送至hl1035716206@hsu.edu.cn

3、已向辅导员提出改派申请的,并需要将档案邮寄至新改派单位的,请改派后再进行档案邮寄信息的更改。

三、档案回收

1、请各毕业班辅导员准确核信息,确认交送档案的毕业生名单与档案袋份数一致。

2、各学院做好档案的核查、密封、排序后,于下表中安排的时间将毕业生档案送到大学生事务中心就业查询室。

序号

学院

移交档案时间

1

文学院、生命与环境科学学院

7月2日上午

2

数学与统计学院、化学化工学院

7月2日下午

3

旅游学院、体育学院

7月3日上午

4

信息工程学院、建筑工程学院

7月3日下午

5

经济管理学院、外国语学院

7月4日上午

6

艺术学院、教育科学学院

7月4日下午

7

文化与传播学院、机电工程学院

7月5日上午

3、档案交接时,现场打印档案名单,交接双方清点确认并签字,并办理交接手续。

  

  

就业指导中心

2019年6月28日