关于做好2017届毕业生档案材料归档及转寄工作的通知
发布时间: 2017-06-23 浏览次数: 10

各学院:

为准确地做好2017届毕业生档案转递工作,确保毕业生档案安全、无误地到达派遣地,请各学院高度重视、指定专人负责督促辅导员落实此项工作,现就毕业生档案管理系统信息维护、毕业生档案整理和毕业生档案转递等相关事宜通知如下:

一、毕业生档案管理系统信息维护和毕业生档案整理

毕业生档案信息的维护和毕业生档案整理以专业班级为单位由辅导员负责进行。

(一)毕业生档案管理系统信息维护

1、管理系统登录方法

学生可以通过校内外网络打开学校主页,点击页面右上角“信息门户”,凭学号和密码登录系统后,点击左侧单点登录下的“毕业生就业系统”链接进入系统。(如果提示密码错误,请根据页面提示处理)。

2、确认需交送档案的毕业生名单

1)本次邮寄已派遣(有派遣报到证)和升学的毕业生档案。具体名单请从管理系统中查看。

2)档案信息查看操作如下:辅导员进入系统后,在左侧导航栏中点击“档案管理—档案信息”打开页面,并查询各班级的学生档案信息。

3)档案状态为“等待提交”的都是本次需要邮寄的档案。辅导员可以根据学生的实际情况,点击相应的“修改”按钮调整学生的档案状态和邮寄地址,全部修改完成后请点击“提交”按钮进行提交,提交后信息不能修改,并经学生处审核通过后生成档案编号。

4)已向辅导员提出书面留档申请的,请辅导员将其档案状态修改为“申请留档”。

5)已向辅导员提出改派申请的,并请求将档案邮寄至新改派单位的,将档案状态修改为“改派暂留”。

3、维护升学和按协议派遣的毕业生档案邮寄地址,系统中升学和按协议派遣的毕业生档案邮寄地址目前为空,请辅导员根据毕业生提供的调档函或学生就业系统填报的地址,在档案系统中、按照规定的顺序(收件人及其手机号码、单位或学校名称,省、市、区门牌号,寄达的城市,邮编等)录入并核实毕业生档案邮寄的详细地址

例如:王** 1598863**** 武汉**学院 湖北省武汉市洪山区**大道**号 武汉 430070(字段间格为空格,勿标注符号和标点)

操作如下:在左侧导航栏中点击“档案管理—档案信息”打开页面并查询档案邮寄地址栏为空的学生档案信息,录入并与学生核实邮寄地址。

(二)毕业生档案的整理

1、请毕业班辅导员对毕业生高中部分的档案材料进行核实,若档案材料缺失请告知毕业生。

2、毕业生归档材料主要有:①高中学籍表;②高中毕业生登记表、政审表、体检表;③大学阶段学籍表④每学年的奖惩及其相关材料(以学校下发的文件为依据)⑤实习鉴定表⑥高校毕业生登记表⑦派遣报到通知单存根,即《报到证》“白联”⑧教师资格证材料等。

请毕业班辅导员对照档案袋上的目录表逐项清点、核对归档材料,清楚登记每项材料的件数和页码数,未列出的材料请填写在目录空白处。

3、升学毕业生档案的整理按照调档函上的具体要求,办好相关事宜(邮寄时间、贴好学院、专业、姓名标识等)并将调档函上的邮寄地址贴在毕业生档案袋背面。

4、西部计划、选调生等毕业生档案整理同上。

5、毕业生党员档案编号与毕业生档案编号一致,请按照组织部的相关要求办理并在毕业生档案袋目录栏内填写党员档案。独立封装后的党员档案袋直接装入毕业生档案袋内(若因党员档案袋太厚无法装入,请将同一档案编号的毕业生档案袋及其党员档案袋用透明胶带上下、整齐地固定在一起)。

6、请认真填写院部办公室联系电话等封面信息,装档工作完成后,装档人、复查人签名并密封。

(三)毕业生档案编号与排序

1)请辅导员按照规定的时间、在毕业生就业系统查找档案编号并准确填写到毕业生档案袋上。

毕业生档案编号的查询操作如下:在左侧导航栏中点击“档案管理—档案信息”,打开页面并查询所有状态为“等待提交”的学生档案信息,“档案编号”列即为档案编号。派遣单位的填写必须与毕业生《报到证》上的单位一致。

2)辅导员确认所带专业班级需交送档案的毕业生名单与档案袋份数(相同编号为一份)一致,将所有“等待提交”的毕业生档案放在一起,按档案编号(非学号)从小到大的顺序进行排序整理。

3)各学院此项工作的负责人召集毕业班辅导员、集中复查各专业班毕业生档案袋封面填写、密封情况,以学院为单位、依照毕业生档案编号、仔细做好排序(小号在上、大号在下)工作。

提示:各学院的档案编号不是连续的,请不必疑虑,全校毕业生的档案将再次依照从小到大的档案编号顺序重新进行排序、整理,最后以接收地为单位进行归类邮寄。

二、信息审核和毕业生档案回收

1、请各学院派一名责任人下表所示时间核实系统信息、打印档案交接表、送交毕业生档案:

  

学院名称

核实信息

打印表格时间、地点

责任人

送交档案时间

教育科学学院

6.26上午

大学生事务中心就业指导室

6.26下午

数学与统计学院

6.26上午

大学生事务中心就业指导室

6.26下午

文学院

6.26上午

大学生事务中心就业指导室

6.26下午

体育学院

6.26上午

大学生事务中心就业指导室

6.26下午

外国语学院

6.26上午

大学生事务中心就业指导室

6.26下午

机电工程学院

6.27上午

大学生事务中心就业指导室

6.27下午

文化与传播学院

6.27上午

大学生事务中心就业指导室

6.27下午

信息工程学院

6.27上午

大学生事务中心就业指导室

6.27下午

化学化工学院

6.27上午

大学生事务中心就业指导室

6.27下午

建筑工程学院

6.27上午

大学生事务中心就业指导室

6.27下午

生命与环境科学学院

6.28上午

大学生事务中心就业指导室

6.28上午

经济管理学院

6.28上午

大学生事务中心就业指导室

6.28上午

艺术学院

6.28上午

大学生事务中心就业指导室

6.28上午

旅游学院

6.28上午

大学生事务中心就业指导室

6.28上午

2、请各学院务必按时提交档案,否则会影响全校毕业生档案的整理进度和邮寄时间。请送交系统中档案状态为“等待提交”的毕业生档案,双方当事人根据名单当面清点,并办理交接手续。

三、注意事项

1、确因特殊原因需提前邮寄(包括前期已邮寄)的毕业生档案,请按照要求将档案整理齐全后送到事务中心并将档案状态修改为“已邮寄”。

2、西部计划、选调生、缓派等特殊原因已毕业的学生档案暂留辅导员处。下学期开学后,请于9月30日前交由就业指导中心档案室。

3、请告知毕业生按《报到证》规定的时间到派遣地报到,确认档案是否到达,以便于及时查找。

  

就业指导中心

2017年6月23日